“Mul ei ole aega 1:1 vestluste jaoks – siis ma ju muud teha ei jõuagi”
“Mul on pikaaegsed tiimiliikmed ja mis ma ikka nendega iganädalaselt vestlen”
“Minu tiimiliikmed ei soovi 1:1 vestlusi pidada”
“Ma ei tea, mida mul küll iga nädal oma inimestega rääkida on”
Need on enam levinud argumendid, mida juhid koolitustel või grupi coachingutel toovad, miks nad täna veel 1:1-le kohtumisi oma inimestega ei pea.
Kui juhtide käest küsida, kas sa soovid, et sinu inimesed mõtleks kaasa, oleks oma tööst innustunud ja sooviksid panustada, siis kõik juhid soovivad seda. Kui sealt edasi minna ja uurida, mida sa selleks juhina teed, et su inimesed sooviksid kaasa mõelda, oleksid innustunud ja motiveeritud, siis tuleb erinevaid vastuseid: olen olemas kui vaja, sean eesmärke, kuulan jne. Kõik need on olulised ja vajalikud asjad, kuid osad juhid ei ole endale sügavalt teadvustanud seda, et ÜKS TÄHENDUSLIK VESTLUS NÄDALAS ARENDAB TULEMUSLIKKE SUHTEID ROHKEM KUI ÜKSI TEINE JUHTIMISTEGEVUS. Siin on olulised märksõnad regulaarsus ja tähenduslikkus.
Gallupi uuringute järgi on 70% töötajate pühendumusest juhi teha. Juhi roll on olla selge ootustes, toetada ja julgustada oma inimesi ning luua seoseid inimese töö ja ettevõtte tulemuse osas. Selleks, et juht saaks seda kõike teha, peab juht pidama töötajatega regulaarseid vestluseid. Kahjuks aga puuduvad väga paljudel juhtidel oskused selliste vestluste läbiviimiseks ning seetõttu juhid pigem mikromanageerivad ja ütlevad töötajatele ette, mida nad tegema peavad.
Miks on 1:1-le vestlused nii olulised? Kuidas neid siis pidada? Ja mida teha siis kui esineb rida vastuväited, miks 1:1-le vestlusi mitte pidada. Kim Scott, raamatu „Radikaalne siirus“ autor on öelnud, et 1:1-le vestluste mittepidamine on juhtimisalane „patt“, seega kunagi pole hilja alustada ja parim päev on täna.
Miks on 1:1-le vestlused olulised?
- et luua ja hoida emotsionaalset sidet ning luua usaldust
- et inimesed tunneksid, et nende tegemised lähevad juhile korda
- et oleks võimalus ja tekiks harjumus anda ja saada tagasisidet
- et hoida kätt pulsil olulistel tegemistel ja vajadusel koos prioriteete seada
- et oleks segamatu ruum ja aeg, mil on võimalik lauale tuua ka soovi korral isiklikke teemasid
Kuidas 1:1-le vestlusi pidada?
- Broneeri kalendris kindel aeg ja päev nädalas – see võib olla 30min iga nädal, 1 tund üle nädala või 1,5 tundi korra kuus. Lepi töötajaga kokku, mis formaat teile mõlemale sõltuvalt töötaja staažist ja kogemusest kõige paremini sobib.
- Hoia kindlat struktuuri, et inimene saaks ennast kohtumiseks ette valmistada. Näiteks:
- Mis Sul eelmisel nädalal hästi läks? 5-10min
- Millised on sinu uue nädala prioriteedid? 5-10min
- Millist tuge vajad minult? 5-10min
- Kokkuvõte – kokkulepped 5min
- Loo jagatud fail, kuhu kokkulepped kirjalikult fikseerida. Olen ise kasutanud juba aastaid Microsoft Onenote rakendust ja meil oli meeskonnaga jagatud Onenote, kus igal inimesel oma kaust ja seal all kuupäevade kaupa ka 1:1-le kohtumiste kokkulepped. Meil oli tiimisiseselt kokkulepe, et kõik 1:1-le kohtumiste märkmed on kõigile nähtavad. NB! Kui otsustad, et selline lahendus sobiks hästi ka sinu tiimile, siis tee eelnevalt kindlasti sellekohane kokkulepe, millega kõik on nõus. Järgi kindlasti konfidentsiaalsuse reegleid ja isiklikke teemasid (juhul kui neid vestlustel puudutatakse) ära ühisesse infovälja kirjuta. Hea alternatiiv on hoida iga inimese jaoks ka eraldi fail, mis on nähtav ainult teile kahele.
- Too sisse aeg-ajalt dünaamika muutusi. Tavapärase koosolekute ruumi asemel tehke näiteks kõnnikoosolek või hoopis ühine lõuna. Nii ei jää te rutiini kinni ja saate küsimusi ja teemasid laiendada.
- Pea meeles, et see on inimese aeg sinuga. Sina küsid ja kuulad ja inimene räägib. Hea vahekord rääkimisel ja kuulamisel on 70-80% vestluse ajast räägib töötaja ja 20-30% ajast räägib juht.
- Hoia 1:1-le aegasid pühana. Ära jäta neid ära ega tõsta ringi, sest midagi tähtsamat tuli vahele. Nii annad sa selge signaali, et sinu inimesed on sulle tähtsad ja nad on sinu esmane prioriteet, sest juhina saavutad ju tulemusi läbi teiste inimeste.
- Anna vabadus ja vastutus – tee kohe alguses kokkulepe, et kui töötaja tunneb, et tal ei ole mõnel nädalal seda kohtumist vaja, siis mõlemale poolele on ok ka tühistada. PS. Ära jätmise initsiatiiv peaks tulema töötaja poolt ja kui see muutub uueks normaalsuseks on aeg üle vaadata 1:1-le formaat ja kasulikkus ning kokkuleppeid uuendada.
Mida teha siis kui…
…. arvad, et 1:1-le vestlused „söövad“ juhina kogu sinu aja ära
Minu kogemuse baasilt 1:1 vestlused vabastavad juhi aega. Kui hakata regulaarseid vestluseid pidama, siis inimesed harjuvad sellega ära ja korjavad oma teemad nädala peale kokku ja ei käi iga küsimusega juhi juures. Vaata korra üle ka oma töölaud – ajapuuduse taga võib olla ka see, et teed ise liiga palju oma töötajate eest ära… Juhi roll on toetada ja võimestada oma inimesi selle asemel, et ise oravrattas ringi joosta.
…. sul on tiimis pikaaegsed tiimiliikmed, kellega võib-olla istud ka üle laua – kas pean ikka 1:1-le vestlusi ka pidama?
Vastus on jah, sest kõik inimesed vajavad individuaalset tähelepanu. Ka need inimesed, kes on organisatsioonis töötanud juba pikka aega. 1:1 vestluste puhul ei ole kindlat reeglit, et neid peab ilmtingimata tegema korra nädalas. Oluline on, et peaksid tähenduslikke vestluseid regulaarselt ja see toimuks vastastikusel kokkuleppel. Küsi, milline lahendus sobib – üle kahe nädala, kord kuus, mitte ametlikud regulaarsed lõunad, kõnnikoosolek jne.
…..sinu tiimiliikmed ei soovi 1:1 vestlusi pidada?
Siin on oluline aru saada, miks nad ei soovi 1:1 vestlusi pidada? On neil varasemalt olnud negatiivne kogemus, kus näiteks juht rääkis ise aja täis või pole osanud juht seda vestlust juhtida sellisel viisil, et mõlemale poolele sellest kasu oleks? Igal juhul soovitan sellisel juhul teha juhil ettepanek, et mina juhina soovin, et me peaksime 1:1-le vestlusi ja leppida kokku nö “katsetamise aeg”. Iga kohtumise lõpus küsida ka tagasisidet, mis oli sulle täna kõige kasulikum ja mida saame järgmisel korral teha teisiti, et see oleks sulle kasulik? Nii leiab kiiresti vastastikuse rütmi, kuidas tähenduslikke vestlusi pidada.
…. tiimiliige siiski viisakalt keeldub 1:1 võimalusest?
Üks on selge – sunniviisiliselt 1:1 vestlusi pidada ei saa. Sellisel juhul selgita, miks see vestlus sulle endale kui juhile oluline on ja küsi, kas inimene on valmis katsetama, kui mitte enda, siis sinu pärast? Sul jääb üle vaid loota, et see vestlus kujuneb siiski mõlema jaoks väärtuslikuks ja anda omalt poolt ka selge lubadus, et kui peale kindlat perioodi see see nii ei ole, siis te leiate mõne muu sobiva lahenduse.
Aili Nurmeots
Juhtide ja meeskondade coach
Gallupi tugevuste coach
